Phần I: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế

Bước 1: Chuẩn bị sổ kế toán file excel (gửi mail)

  • Xuất tất cả sổ cái từ loại 1 đến loại 9, CĐPS, Công Nợ năm thanh kiểm tra thuế ra excel => gửi vào mail bên thuế
  • In toàn bộ sổ sách ra excel đóng quyển và đóng thùng cacton => mang lên đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại doanh nghiệp tùy theo từng chi cục/ cục

 

Bước 2: Chuẩn bị bảng kê mua vào, bán ra file excel (gửi mail)

  • Mua vào bán ra từ năm thanh kiểm tra thuế ra excel gộp các năm/ cùng 1 files.
  • Lọc tất cả những hóa đơn đơn > 20 triệu, ghi chú ngày thanh toán và số tiền thanh toán. ” Dùng chức năng: Sort và Data/ subtotal ” 
  • Lưu ý: nên lưu riêng bộ hồ sơ công nợ: phô tô những hóa đơn > 20 + UNC phô tô hoặc gốc lưu thành bộ

Bước 3: Chuẩn bị bộ báo cáo quyết toán TNDN + BCTC năm thanh kiểm tra (phô tô 1 bản cho bên thuế khi họ kiểm tra)

  • In bản mềm 01 bản lưu trữ sổ sách.
  • In 01 bản gửi cán bộ thuế.
  • Bao gồm: Quyết toán TNDN, TNCN, BCTC các năm
  • Lưu ý: Thường cán bộ thuế chỉ quan tâm bản cuối cùng doanh nghiệp đã nộp nếu trong các năm có làm KHBS bổ sung, vẫn phải lưu trữ bản gốc lần nộp đầu để khi hỏi kiểm tra vẫn có số liệu để giải trình

Bước 4: Chuẩn bị hóa đơn mua vào, bán ra (bản gốc) và tờ khai thuế hàng kỳ

  • Hóa đơn kẹp theo tờ khai hàng tháng/Quý.
  • Hóa đơn kẹp chứng từ: phiếu thu, chi, hạch toán, nhập kho ….
  • Lưu ý: sắp thành bộ theo tháng /quý của tờ khai thuế

Bước 5: Chuẩn bị sổ phụ ngân hàng + Ủy nhiệm chi bản gốc (Liệt kê các hóa đơn mua vào >= 20 triệu, ghi rõ ngày thanh toán)

  • Kẹp UNC vào các hóa đơn > 20 triệu để dễ kiếm và tra cứu.
  • Có thể là phô tô để 1 bản riêng hoặc bản gốc riêng, bản phô tô kẹp chứng từ sổ sách
  • Lưu ý: Đối chiếu bảng tổng hợp công nợ và công nợ chi tiết với bảng kê Excel xem chênh lệch công nợ thanh toán với công nợ khách hàng là bao nhiêu

Bước 6: Chuẩn bị hợp đồng lao động + bảng lương (bản gốc)

  • Hợp đồng lao động kẹp CMT
  • Bảng chấm công đầy đủ.
  • Quyết định tăng lương, và phụ lục hợp đồng lao động.
  • Quyết toán thuế TNCN đầy đủ.
  • Ký tá đầy đủ
  • Lưu ý: Các khoản chi lương và phụ cấp theo lương không có trong văn bản sau thì sẽ bị loại trừ không được tính vào chi phí hợp lý: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Bước 7: Chuẩn bị hợp đồng kinh tế

  • Hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận….
  • Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên.
  • Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào
  • Lưu ý:Lưu trữ theo bìa còng, công ty nào phát sinh nhiều có thể lưu riêng 1 bìa còng, nếu ít thì lưu chung nhưng có ghi chú bằng giấy note
    • Mỗi công ty là 01 tập liền nhau để dễ tìm kiếm
    • Đánh dấu bằng giấy note màu để dễ nhận biết
    • Hợp đồng chứng từ nào mất thì liên hệ khách hàng để xin bản sao y lại hoặc bản gốc thì càng tốt

Bước 8: Chuẩn bị giấy phép kinh doanh

  • Phô tô sao y hoặc phô to đóng dấu treo đều được
  • Các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu….
  • Điều lệ công ty
  • Quy chế tài chính công ty
  • Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên.
  • Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào
  • Lưu ý: Quy chế tài chính công ty là một loại văn quan trọng nhất xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra vì nó có mối liên hệ mật thiết đến những chi phí phát sinh trong doanh nghiệp như: tiền tiếp khách hàng, phòng nghỉ, máy bay,công tác phí khác, mượn xe, sữa chữa xe đi mượn, điện thoại…..
    • Kiểm tra chi phí của doanh nghiệp sau đó soạn quy chế tài chính cho phù hợp với những chi phí đã phát sinh

Phần II: Các lỗi hay gặp khi quyết toán thuế

Lỗi thứ 1: Kiểm tra hóa đơn đối chiếu với bảng kê mua vào bán ra xem có bị mất mát, sai tên, địa chỉ, mã số thuế, số lượng? 

  • Hóa đơn nào mất thì lập báo mất với cơ quan thuế: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc có ký tên đóng dấu của bên mua và bên bán, bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua, lập báo cáo gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra mất, cháy, hỏng)

Lỗi thứ 2: Hóa đơn sai sót 1 vài đồng và vài trăm nghìn đồng

  • Lập kê khai bổ sung khi làm điều chỉnh tốt nhất phô tô tất cả hóa đơn bị sai ra 01 tập kẹp với tờ khai điều chỉnh kỳ bị sai và kỳ phát hiện kê khai sai có điều chỉnh chỉ tiêu [37],[38]. Khi thuế hỏi là mình có ngay
  • Nếu hóa đơn chỉ sai vài đồng hoặc vài trăm ví dụ: hóa đơn 16.262.265 nhưng kê khai 16.262.266 do tính nhảy số của HTKK => sai sót 1 đồng tốt nhất để kệ sai sót

Lỗi thứ 3: Hóa đơn và công nợ

  • Hóa đơn trực tiếp, hay hóa đơn thuế GTGT nếu có giá trị lớn từ > 20 triệu trở lên nếu đến thời điểm thanh kiểm tra thuế tại doanh nghiệp mà vẫn treo công nợ tk 331 thì lập sẵn các chứng từ liên quan: hợp đồng trả chậm, giao nhận….để chuẩn bị giải trình
  • Xem Tài khoản 131 có số dư bên Có hay không nếu có thì làm cái hợp đồng trên hợp đồng chỉ ghi tạm ứng = số tiền họ đã chuyển để thuế không bắt bẻ tội trốn doanh thu và trốn thuế => không truy thuế GTGT và thuế TNDN.
  • Xem tài khoản 331 xem có số dư Có không nếu có thì làm hợp đồng trả trậm đến thời điểm hiện tại, phải làm thủ tục này trước thời điểm kiểm tra thanh tra

Lỗi thứ 4: Vấn đề lao động tiền lương và hợp đồng kinh tế

  • Toàn bộ nhân công đã có hợp đồng lao động chưa và xem lại khoản lương trên bảng lương đối chiếu với hợp đồng lao động có khớp không nếu không thì làm phụ lục hợp đồng chế thêm bổ sung
  • Bảng kê hợp đồng kinh tế đã ký cái nào chưa xuất hóa đơn, chưa giao hàng, cái nào đã kết thúc và thanh lý và kế toán sản xuất nên chuẩn bị trước các hợp đồng của công ty nào gom về 1 mối đóng bìa còng nên khi cán bộ hỏi là mang ra trình ngay.

Lỗi thứ 5: Về chi phí và nguyên vật liệu

  • Cán bộ thuế sẽ yêu cầu kiểm tra kỹ các tài khoản chi phí: 635, 811, 642, 641và hóa đơn xăng phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí..
  • Định mức NVL, đối chiếu với bảng tính giá thành soát lại xuất kho theo định mức, xem và soạn thảo bảng định mức NVP chính và phụ đã phù hợp chưa
  • Bảng tổng hợp giá thành theo đơn hàng hoặc lô (sản xuất hàng loạt) xuất sẵn ra excel khi cán bộ hỏi là có ngay và kế toán sản xuất xem xuất kho có vượt định mức không, nếu vượt xem lại bảng tính giá thành và định mức soát lại cho kỹ

Lỗi thứ 6: Chứng từ ngân hàng ” Thiếu , mất “

  • Dọn và di chuyển nhiều lần UNC mất khá => phải làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục, tốn khá tiền phí
  • Phần do kế toán trước đó làm không theo dõi ngân hàng TK 112 trên sổ sách và báo cáo tài chính, tất cả đều bỏ hết hạch toán vào tk 111, nên doanh nghiệp cũng chủ quan nghĩ chẳng cần, cái nào còn thì còn ko còn thì quăng luôn khỏi lưu
  • Khắc phục: Đối với UNC bị mất có thể sử dụng Giấy báo nợ, sao kê chi tiết tạm làm căn cứ giải trình, và cung cấp chứng từ bổ sung sau

Lỗi thứ 7: Doanh thu chưa thực hiện

  • Một số DN sản xuất và kinh doanh dịch vụ, khách hàng trả trước tiền phí dịch vụ và yêu cầu xuất hóa đơn theo lần thanh toán tiền. Kế toán không phân biệt được đó là doanh thu chưa thực hiện nên mỗi lần xuất hóa đơn đều ghi vào doanh thu. Trong lúc đó chưa có chi phí thực hiện các dịch vụ này dẫn đến lợi nhuận của doanh nghiệp rất lớn một cách không đúng thực tế – > số thuế TNDN phái nộp rất lớn.

Lỗi thứ 8: Hợp đồng hợp tác sản xuất kinh doanh

  • Một số doanh nghiệp sản xuất tham gia hợp đồng hợp tác sản xuất kinh doanh chỉ được phân chia sản phẩm, nhưng là đơn vị đứng ra bán hàng của việc hợp tác kinh doanh này, lúc khách hàng yêu xuất hóa đơn thì lại xuất cho toàn bộ giá trị hàng bán được. Do vậy bị tính thừa doanh thu mà DN không được phân chia, bị nộp thuế trên phần doanh thu không nhận được

Phần III: Điều chỉnh sau khi quyết toán thuế

Trường hợp 1: Điều chỉnh thuế GTGT

  • Điều chỉnh kê khai bổ sung của kỳ giảm thuế VAT được khấu trừ và đồng thời ở thời điểm kỳ hiện tại nhập vào chỉ tiêu [37]= ? của tờ khai kỳ hiện tại khi có quyết định thanh tra thuế Hạch toán khoản giảm VAT này của Tk 1331 này như sau:
    • Nợ TK 811,642,242…..or 4211 /Có TK 1331 =?

Trường hợp 2: Xử lý chênh lệch hàng tồn kho, tiền mặt hoặc khác…

Trường hợp thiếu 156

  • TK 156: Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hoá ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ kế toán:
  • Phản ánh giá trị hàng hoá thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
    • Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)
    • Có TK 156 – Hàng hoá.
  • Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:
  • Nợ các TK 111, 112,. . . (Nếu do cá nhân gây ra phải bồi thường bằng tiền)
  • Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Nếu do cá nhân gây ra phải trừ vào lương)
  • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần giá trị hao hụt, mất mát còn lại)
  • Có TK 138 – Phải thu khác (1381).

Trường hợp thiếu 152

  • Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên liệu, vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán:
  • Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi sổ bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán
  • Nếu giá trị nguyên liệu, vật liệu hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (Hao hụt vật liệu trong định mức), ghi:
    • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
    • Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
  • Nếu số hao hụt chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi:
    • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)
    • Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
  • Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
  • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
  • Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Nếu trừ vào tiền lương của người phạm lỗi)
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)
  • Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).

Trường hợp thừa 156

  • Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hoá bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán:
  • Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, do quên ghi sổ,. . . thì điều chỉnh lại sổ kế toán.
  • Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khác, thì giá trị hàng hoá thừa ghi Nợ TK 002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữa hộ, nhận gia công (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Sau đó khi trả lại hàng hoá cho đơn vị khác ghi có TK 002.
  • Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi:
    • Nợ TK 156 – Hàng hoá
    • Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
  • Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hoá thừa, ghi:
    • Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
    • Có TK liên quan

Trường hợp thừa 152

  • Đối với nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa, ghi:
    • Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
    • Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết).
  • Khi có quyết định xử lý nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
    • Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
    • Có TK liên quan
  • Cán bộ thuế sẽ yêu cầu xuất tổng hợp vật tư đã xuất cho công trình/ căn cứ vào đây cán bộ sẽ đối chiếu với dự toán .Vật liệu nào không có trong dự toán sẽ Xuất Toán. Vật liệu nào vượt định mức về khối lượng sẽ quy ra giá trị vượt sẽ Xuất Toán
  • Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các đơn vị khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì không ghi vào bên Có Tài khoản 338 (3381) mà ghi vào bên Nợ Tài khoản 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công”. Khi trả lại nguyên liệu, vật liệu cho đơn vị khác ghi vào bên Có Tài khoản 002 (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).

Leave a Reply

Your email address will not be published.