Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý 2019. Theo Quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định hàng quý/hàng tháng, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (kể cả doanh nghiệp mới thành lập) cho cơ quan thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý năm 2019 trên phần mềm HTKK (hổ trợ kê khai).
1. Đối tượng phải làm báo cáo:
– DN đã mua hóa đơn của Thuế, hoặc đã đặt in /tự in và làm thông báo phát hành thì phải làm BC tình hình sử dụng hóa đơn (dù trong kỳ ko xuất ). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)
=>Nếu chưa mua HĐ, hoặc chưa làm TB phát hành thì không phải làm BC THSDHĐ
+ Không phải làm báo cáo hóa đơn nếu chỉ mới thông báo phát hành, mà chưa sử dụng: Theo Công văn số 4861/TCT-CS ngày 4/12/2018 của Tổng cục Thuế về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì: trường hợp doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn trong quý I (Ví dụ: ngày 28/01/2019) nhưng đăng ký thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn là từ quý II (Ví dụ ngày 05/04/2019) thì không phải nộp báo cáo hóa đơn của quý I.
2. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm HTKK thuế.
Bước 2: Vào Menu Phần mềm HTKK chọn mục “Hóa đơn”
Trong phần Hóa đơn ta thấy có hai loại BC26/AC
+ Loại 1: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng: dành cho Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn.
+ Loại 2: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Dành cho các công ty còn lại có hóa đơn đầu ra không phải các hóa đơn như loại 1.
Ở ngoài doanh nghiệp hầu hết sử dụng loại 2.Nếu doanh nghiệp của bạn không thuộc lĩnh vực viễn thông, điện, nước, ngân hàng, vận tải thì các bạn chọn loại 2.
Bước 3: Chọn ” Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC “
Bước 4: Chọn kỳ báo cáo
– Theo tháng: Dành cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế.
– Theo quý: Dành cho các DN còn lại ( ko thuộc DS các DN rủi ro về Thuế )
=> Nếu doanh nghiệp của bạn không nhận được thông báo của Thuế về việc DN thuộc diện rủi ro cao về thuế thì các bạn sẽ làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý (bao gồm cả các công ty mới thành lập cũng làm theo quý )
Sau đó bạn nhấn ” Đồng ý ” để vào giao diện của mẫu báo cáo
Sau đây là phần giải thích các chỉ tiêu trên giao diện báo cáo:
– Cột 1: Mã loại hóa đơn: tại đây bạn sẽ chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.
– Cột 2: Tên loại hóa đơn: cột này phần mềm sẽ tự động nhảy hiển thị theo mã loại hóa đơn của cột 1, bạn không cần nhập tay.
– Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn: Các bạn nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp bạn.
– Cột 4: Ký hiệu hóa đơn: Là ký hiệu trên hóa đơn của doanh nghiệp bạn.
Phần Số tồn đầu kỳ, mua/phát hành trong kỳ:
– Cột 5: Tổng số: Cột này không cần nhập, phần mềm tự tính.
– Cột 6+7 (Số tồn đầu kỳ): Số hóa đơn tồn đầu kỳ Từ số – Đến số. Nhập dạng số
Ví dụ: Nếu ở kỳ đầu tiên bạn đặt in 1000 hóa đơn. Thì số liệu nhập ở cột 6,7 sẽ là “0000001” và “0001000”.
Nếu là kỳ đầu tiên bạn phải nhập, từ kỳ thứ 2 trở đi phần mềm sẽ tự động chuyển phần số tồn cuối kỳ trước sang.
– Cột 8+9 (Số mua/phát hành trong kỳ): Số hóa đơn mua/phát hành trong kỳ Từ số – Đến số. Nhập vào dạng số (tương tự cột 6,7).
Phần sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ
– Cột 10 + 11 +12: Phần mềm sẽ tự động cập nhật, các bạn không cần nhập.
– Cột 13: Số lượng đã sử dụng (được tính từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng trong quý)
Ví dụ: Làm cho Qúy 1 thì tính từ 01/01 đến 31/03
Cột 13 = Số cuối cùng SD trong quý – Số đầu tiên sử dụng trong quý + 1 – Các số hóa đơn đã: xóa bỏ (cột 15), mất (cột 17) ,hủy (cột 19).
– Cột 14 + 16 +18: phần mềm tự động cập nhật.
Cột 15 + 17 +19: Là cột “số hóa đơn” bị xóa bỏ, mất, hủy nằm trong khoảng của cột 10, 11 và không được trùng nhau, không được giao nhau.
Ví dụ: Nếu trong quý bạn viết sai số hóa đơn 0000213 và phải lập biên bản thu hồi hóa đơn này. Thì bạn nhập vào cột 15: 0000213.
Nếu trong quý các bạn xóa bỏ, mất, hủy nhiều hóa đơn nhưng các số này không liên tiếp thì các bạn dùng dấu chấm phẩy (;) để ngăn cách giữa các số.
Nếu các số hóa đơn liên tiếp trong 1 khoảng thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu trừ (-) ngăn cách giữa các số.
Phần Tồn cuối kỳ:
– Các chỉ tiêu 20 + 21 +22: Sẽ tự động cập nhật
“Người lập biểu”: Nhập kiểu text thông thường
“Người đại diện theo pháp luật”: Nhập tên Giám đốc.
“Ngày lập báo cáo”: Mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.
Bước 5: Click vào nút “Ghi”, nếu có lỗi phần mềm sẽ tự động thông báo.
Bước 6: Nếu thành công, các bạn ấn nút “Kết xuất XML” rồi nộp cho cơ quan Thuế.
3. Cách nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn online
Bước 1: Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn
Giao diện màn hình đăng nhập sẽ hiển thị, các bạn thực hiện đăng nhập.
Bước 2: Click chọn “Nộp tờ khai” => “Nộp tờ khai XML” => “Chọn tệp tờ khai” => “Ký điện tử” => “Thành Công” => “Nộp tờ khai”.
Bước 3: Kiểm tra sau khi nộp.
Sau khi nộp tờ khai, các bạn truy cập vào tab “Tra cứu” => “Tra cứu tờ khai” => Tờ khai: BC/26AC- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Nhập thời gian tra cứu.
4. Cách kiểm tra đối chiếu đúng sai.
+ Ấn Ghi , nếu báo đỏ thì chỗ đó sai, xem và sửa lại.
+ Kiểm tra số tồn cuối kỳ : Số tồn cuối kỳ là số kỳ sau chúng ta được sử dụng: Kiểm tra với ngày đầu tiên của quý sau xem có đúng là xuất số đầu tiên ko?
5. Thời hạn nộp báo cáo:
– Theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Ví dụ: BC THSDHĐ của tháng 10/2015. Hạn chậm nhất phải nộp là ngày 20/11/2015
– Theo quý: Chậm ngất là ngày 30 của tháng đầu quý sau
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau
– Làm sai: phạt từ 200.000 đến 1tr
(Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành Quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị phạt tiền)
(Theo khoản 7 điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/08/2016)
– Nộp chậm:
+ Từ 1 – 5 ngày : Ko bị phạt
+ Từ 6 – 10 ngày : Cảnh cáo
+ Trên 10 ngày – 20 ngày : Phạt từ 2-4tr
+ Trên 20 ngày : Phạt từ 4 – 8tr
(Theo Điều 13 của TT 10/2014/TT-BTC)